Váš průvodce organizačními dovednostmi v práci – i při hledání zaměstnání

Čtení na: 6 min.

V tomto článku vysvětlíme, co jsou to organizační dovednosti, uvedeme pět klíčových příkladů a poradíme vám, jak tyto dovednosti rozvíjet a jak je při hledání práce efektivně ukázat. Organizační dovednosti jsou základní schopnosti, které mi umožňují pracovat efektivně, odevzdávat nejlepší výsledky včas a – co je nejdůležitější – udržovat si vnitřní klid.

Organizační dovednosti vám mohou pomoci nejen zvládat vaši současnou práci – ať už pracujete kdekoli a jakkoli – ale také vám mohou pomoci při hledání nové pozice nebo při postupu na vyšší. A naštěstí se dají zlepšovat – a navíc můžete umět tyto schopnosti dobře předvést při hledání práce.

Co jsou organizační dovednosti?

Když máte na stole tolik požadavků, úkolů a očekávání, právě organizační dovednosti vám pomáhají efektivně využívat svůj čas, zdroje, energii a mentální kapacitu k dosažení cílů a zvládání práce s menším stresem.
Organizační dovednosti vám pomáhají uspořádat nejen váš digitální a fyzický prostor, ale i všechny činnosti, priority a plány, které potřebujete k efektivní práci.
Zjednodušeně řečeno: organizační dovednosti optimalizují výsledky na pracovišti. Umožňují vám být v práci tou nejlepší verzí sebe samých.

5 klíčových organizačních dovedností na pracovišti

Seznamte se s některými základními organizačními dovednostmi potřebnými na pracovišti a získejte tipy, jak je zlepšit.

1. Fyzická organizace

Udržování uspořádaného fyzického pracovního prostoru může zlepšit vaši psychiku a produktivitu tím, že eliminuje stres a ztrátu času při hledání potřebných věcí.
Uspořádané pracovní prostředí také podporuje klidnější atmosféru – pracovali byste raději u čistého stolu, nebo u stolu pokrytého papíry a složkami?

Fyzická organizace zahrnuje například:

• udržování čistého a přehledného pracovního prostoru,
• třídění dokumentů do označených složek, aby je bylo snadné najít,
• vracení věcí na místo po použití,
• organizaci dalších fyzických zdrojů potřebných k práci.

Pro zlepšení fyzické organizace doporučuje Elizabeth Pearson, kariérní koučka: „Vytvářet a rozvíjet rozumné strategie a fyzická řešení pro usnadnění pracovního toku, čistoty a efektivity v pracovním prostoru.“
Jinými slovy: zavést fyzické organizační systémy a držet se jich.

Začněte odklizením nepořádku. Zeptejte se sami sebe, které předměty opravdu potřebujete a které jen zabírají cenné místo – jak fyzické na stole, tak v mozku.

Pak určete pro každou věc „domov“, abyste přesně věděli, kde ji najít, a šetřili čas i frustraci v budoucnu. Pravidlo při volbě místa je jednoduché: vše by mělo být snadno dostupné. Pokud musíte bojovat s tím, abyste věc dali zpět – například do krabice vysoko na polici – je pravděpodobné, že systém nebude fungovat. Čím snadnější je vrátit věc na místo, tím snáze udržíte svůj organizační systém.

Také můžete naplánovat 5–10 minut denně na úklid, například na konci dne, aby byl každý nový den zahájen s věcmi na správném místě.

2. Digitální organizace

Protože mnoho z nás pracuje především na počítači, je digitální organizace rovněž zásadní.
Když netrávíte čas hledáním důležitých souborů nebo e-mailů, můžete využít čas efektivněji a zvýšit svou produktivitu.

Digitální organizace zahrnuje:

• osobní digitální prostředí – správné pojmenování a uložení souborů a e-mailů do složek, uspořádání často používaných aplikací na ploše nebo v docku, záložky často navštěvovaných odkazů,
• sdílené digitální zdroje – např. využívání nástrojů pro projektový management k řízení úkolů týmu, tvorbu hlavních dokumentů, na které se tým pravidelně odkazuje.

Pro zlepšení digitální organizace určete, co se bude ukládat kam a jak. Komunikujte tyto nové zásady všem členům týmu, kteří budou mít přístup k těmto zdrojům.
Například můžete vytvořit hlavní Google Sheet, jasně označený, ve sdílené složce, kam tým bude zapisovat údaje o klientech.

U e-mailů doporučuje Pearson vytvářet štítky nebo složky a používat filtry, aby se zprávy snadno našly a priorizovaly podle důležitosti a naléhavosti.

Na závěr, aby digitální organizace fungovala, vyhraďte si několik minut týdně na zálohování důležitých souborů, jejich správné označení a organizaci. Pearson také doporučuje pravidelně kontrolovat digitální systém, aby fungoval na maximum.

3. Plánování

Plánování zahrnuje dlouhodobé i krátkodobé myšlení k tomu, abyste „uspořádali úkoly a povinnosti způsobem, který podporuje produktivitu a výkon,“ říká Dr. Brooke Wachtler, licencovaná psycholožka a zakladatelka BEW Consulting and Training LLC.

Plánovací dovednosti využijete například při:

• mapování velkých projektů,
• rozdělení projektů na menší úkoly,
• určení, kdy má být každý úkol dokončen a jak bude splněn,
• zohlednění potřebných zdrojů.

Plánování je také klíčové při projektovém řízení s dalšími lidmi: určení, kdo bude za co zodpovědný a jak se dokončené části projektu spojí.
Plánování je v podstatě vytvoření mapy s jasnými pokyny, aby každý účastník mohl dosáhnout požadovaného výsledku co nejefektivněji.

Pro zlepšení plánovacích schopností začněte reverse engineeringem toho, co plánujete. Například u velkého projektu si nejdříve ujasněte konečný cíl, pak vymyslete všechny možné kroky k jeho dosažení. Úkoly se mohou měnit, ale už na začátku je dobré mít je načrtnuté.
Pak kroky seřaďte do logického pořadí a nastavte časové rámce a termíny. Pokud jsou v projektu další lidé, rozhodněte, kdo co udělá a jak. Naplánujte pravidelné kontroly s týmem, aby byly jasné jak dlouhodobé, tak krátkodobé očekávání.

Nejdůležitější: spolehněte se na intuici. Nebude vždy jasné, co je správné rozhodnutí, ale když se spolehnete na instinkt, můžete začít místo ztrácení času přemýšlením – a plán se dá kdykoli upravit s novými informacemi.

4. Řízení času (Time Management)

Plánování určuje, co dělat, zatímco time management určuje, kdy a jak denně pracovat, což ovlivňuje efektivitu plnění plánů.

Pearson říká: „Správný time management umožňuje prioritizovat projekty s největším dopadem. Také zabraňuje prokrastinaci, protože máte jasný přehled o plánu a termínech.“

Pro zlepšení time managementu se zaměřte na prioritizaci a rozvržení času, radí Wachtler:

1. Sepište si to-do list.
2. Určete priority podle termínů a očekávání.
3. Vytvořte denní rozvrh od nejdůležitějších po méně důležité úkoly.
4. Vyhraďte si časové bloky v kalendáři pro jednotlivé úkoly.

Nezapomeňte počítat i s neočekávanými událostmi, nechte si rezervu.

Tip: Používejte aplikaci pro sledování času. Sledujte čas strávený na úkolech, abyste přesněji odhadli budoucí plánování.

Každý má jiný styl produktivity. Sledujte, kdy jste nejproduktivnější, a přizpůsobte tomu svůj plán. Například pokud je váš mozek nejostřejší ráno, vyhraďte si tyto hodiny na nejnáročnější úkoly a odpoledne na administrativu nebo e-maily.

5. Komunikace

Na první pohled nemusí být komunikace součástí organizačních dovedností, ale Wachtler upozorňuje:
„Mnoho problémů vzniká nedorozuměním. Abychom mohli efektivně pracovat s kolegy, musíme umět jasně vyjádřit svůj názor, klást otázky a předávat zpětnou vazbu.“

Silná komunikace zajistí, že vše zůstane organizované, ostatní pochopí vaše plány a systém, a vy přesně víte, co se od vás očekává.

Komunikace zahrnuje nejen slovní vyjadřování, ale i řeč těla, postoj, oční kontakt a schopnost naslouchat.

Zlepšení komunikace začíná aktivním nasloucháním:

• naslouchejte, abyste porozuměli, ne jen reagovali,
• shrňte, co druhý říká („Co slyším, je…“),
• žádejte konkrétní příklady,
• ptejte se otevřeně, než odpovíte.

Když komunikujete vy, myslete dopředu a buďte jasní a přímí. Při delegování úkolů nebo poskytování zpětné vazby tak ušetříte čas a zefektivníte pracovní tok.

Jak ukázat organizační dovednosti při hledání práce

Vzhledem k tomu, jak zásadní jsou organizační dovednosti na pracovišti, je důležité je zdůraznit potenciálním zaměstnavatelům při žádosti o práci. Jak na to:

Doporučujeme uvést organizační dovednosti – například schopnost:

• dodržovat termíny,
• delegovat úkoly,
• stanovovat cíle,
• rozhodovat se,
• vést tým,
• řídit projekty,
• koordinovat události,
• vést tým a implementovat strategie – ve vašem životopise i LinkedIn profilu.

Důležité je, jak tyto dovednosti prezentujete.
Místo pouhého vypsání v sekci „Dovednosti“ je začleňte do popisu pracovní zkušenosti a dejte jim kontext pomocí konkrétních bodů.

Například výrazný bod, který ukazuje vaše digitální organizační schopnosti, může vypadat takto:

Vytvořil/a jsem digitální organizační systém zahrnující hlavní dokumenty a databáze zdrojů, které optimalizovaly pracovní tok týmu a zvýšily produktivitu.

Během pohovoru

Klíčové je nejen říct, že máte organizační dovednosti, ale ukázat je prostřednictvím konkrétních příkladů.
„Mějte připravené konkrétní příklady pro každou dovednost, kterou uvedete na životopise, a buďte připraveni vysvětlit výsledky, které tato dovednost přinesla.“

Nečekejte, až se zaměstnavatel zeptá přímo na organizační schopnosti (pravděpodobně se přímo nezeptá).
Využijte každou otázku jako příležitost předvést tyto schopnosti.

Běžné otázky typu:

• „Jaké jsou vaše silné stránky?“
• „Proč jste vhodný/á pro tuto pozici?“

… vám dávají možnost popsat organizační dovednosti a přidanou hodnotu, kterou přinesete.

Například pokud je vaší nejsilnější stránkou plánování a projektové řízení, můžete popsat situaci, kdy jste:

• naplánovali časový harmonogram pro velký produktový launch,
• stanovili termíny,
• delegovali úkoly týmu,
• vytvořili systémy pro optimalizaci pracovního toku,
  … a všechny tyto kroky vedly k úspěšnému spuštění projektu.

Doporučujeme také procvičovat pohovor s kamarádem/přítelem nebo kariérním koučem, simulovat otázky a ukazovat příklady v reálném čase.

Závěrem

Bez ohledu na to, jakou práci máte nebo ve které firmě pracujete, platí dvě jistoty:

1. Organizační dovednosti jsou nezbytné v každé pracovní oblasti.
2. Pravidelné zlepšování těchto dovedností se vždy vyplatí a přináší významné benefity.

Jak se připravit na pracovní pohovor? 👉 https://www.jakbytlepsi.eu/hr/jak-se-pripravit-na-pracovni-pohovor/